De nos jours, avoir une adresse mail professionnelle permet d’assoir un peu plus l’image et la réputation de votre entreprise.
En effet, l’adresse mail professionnelle personnalisée est un réel apport de valeur, qui permet de construire un nom et une marque plus forte auprès de votre réseau professionnel. On peut la voir partout, elle est omniprésente dans votre communication : c’est la première carte de visite de votre entreprise auprès de tous les interlocuteurs.
Il est essentiel pour votre entreprise d’en avoir une, étant donné que la majorité de vos communications professionnelles sont aujourd’hui digitales (e-mail et newsletters). De plus, elle sera facile à mémoriser auprès de vos clients (et pour un coût ridicule !).
La plupart des débutants utilisent leurs comptes de messagerie personnels pour les entreprises. Ces adresses e-mail sont souvent créées à l’aide de fournisseurs de services de messagerie tels que SFR, Bouygues, Free, Orange ou Wanadoo, et elles peuvent donner l’impression à vos clients que vous êtes encore un·e amateur·e.
Si vous souhaitez donner une autre image à vos clients et vos fournisseurs, vous devez commencer à utiliser une adresse e-mail professionnelle.
L’avantage N°1 est déjà de ne plus dépendre d’un opérateur pour votre messagerie. Ce qui vous permet d’être plus indépendant vis-à-vis de vos fournisseurs de services digitaux.
Créer une adresse mail personnalisée est plus facile que vous ne le pensez !
Nous sommes là pour vous aider.
Dans cet article de blog, nous allons vous montrer les différentes étapes pour la création de votre adresse mail professionnelle.
Sommaire
- Ce dont vous avez besoin pour la création de votre adresse mail professionnelle
- Exemple : créer une adresse e-mail professionnelle sur OVH
- Exemple : créer une adresse e-mail professionnelle sur Google Workspace
Bonus → avantages de Google Workspace - Comment basculer de manière transparente entre votre ancienne et votre nouvelle adresse mail : on vous dit tout !
1. Ce dont vous avez besoin pour la création de votre adresse professionnelle
Pour la création de votre adresse mail pro, il vous faudra créer un nom de domaine.
→ Un nom de domaine est une adresse que les internautes saisissent dans le navigateur, dans le but d’accéder à un site internet. Tout comme une empreinte digitale, un nom de domaine est unique et spécifique à chaque site, et ne peut pas être partagé ni utilisé pour d’autres pages internet. Si vous regardez maintenant la barre du navigateur que vous utilisez, vous verrez que le nom de domaine du site est monengin.fr.
Il vous faudra aussi une solution de messagerie professionnelle.
Dans cet article, nous vous proposons 2 fournisseurs de messageries professionnelles qui sont :
→ OVH : entreprise française qui pratique initialement de l’hébergement de serveur et est un fournisseur d’accès à internet puis opérateur de télécommunications pour les entreprises.
→ Google Workspace : suite d’outils et de logiciels de productivité de type Cloud (les plus connus : Gmail, Drive, Google Map, Agenda, une suite bureautique) destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’un abonnement.
2. Exemple : créer une adresse e-mail professionnelle sur OVH
Cette méthode s’adresse à toute personne disposant déjà d’un site internet. Elle est simple, et vous sera possible d’avoir une adresse gratuitement.
Quand vous créez votre site internet, vous avez besoin d’acheter un domaine et de souscrire un hébergement. Chez de nombreuses sociétés d’hébergement, l’adresse e-mail professionnelle est comprise dans le package de réservation d’un nom de domaine.
→ À titre d’information, un nom de domaine coûte habituellement aux alentours de 7-20€ par an.
Chez OVH, le leader de l’hébergement en France et en Europe, la première adresse est gratuite. Il est possible aussi de souscrire un pack pour obtenir plusieurs adresses (pour quelques euros).
Voici les étapes à suivre pour créer une adresse mail sur OVH :
- Allez sur le site d’OVH et cliquez sur l’espace client.
- Entrez le login et le mot de passe.
- Cliquez sur le nom de domaine pour lequel vous souhaitez créer une adresse mail associée.
- Sélectionnez Emails, puis Création.
- Entrez le nom d’utilisateurs qui vous convient (par exemple prénom.nom, contact, p.nom, nom…), choisissez un mot de passe.
- Cliquez sur Valider.
Simple, rapide et efficace !
Inconvénient : Vous devez paramétrer un client de messagerie de type « Mail » sur Apple, « Outlook » sur Windows pour pouvoir l’utiliser.
3. Exemple : créer une adresse e-mail professionnelle sur Google Workspace
Google vous offre la possibilité de créer une adresse e-mail professionnelle depuis l’outil G Suite, qui inclut la messagerie Gmail, les outils documents, le Drive et le calendrier, pour les entreprises.
Il faut prévoir un petit coût mensuel, mais cela vous donne l’opportunité d’utiliser Gmail pour votre entreprise, au nom de votre entreprise.
La formule de base G Suite s’élève à près de 5€ par mois. Elle vous donne accès à la messagerie Gmail, aux outils Docs (excel, word, formulaire…), au Drive, au calendrier, et à l’audio/vidéo conférence avec 30 Go de stockage par utilisateur.
Vous aurez également besoin d’un nom de domaine, que vous pouvez acheter pendant votre souscription. Si vous avez déjà un nom de domaine et un site internet, vous pouvez utiliser votre domaine existant avec G Suite.
Voici les étapes à suivre sur Google WorkSpace :
- Pour commencer, visitez simplement le site Web de G Suite et cliquez sur démarrer.
- Entrez le nom de votre entreprise, le nombre d’employés et le pays où vous vous trouvez (vous pouvez choisir vous-même pour 1 compte utilisateur, ou choisir le nombre d’employés désiré).
- Cliquez sur le bouton Continuer.
- Entrez vos coordonnées personnelles, y compris le nom et l’adresse e-mail.
- Il vous sera demandé de choisir un nom de domaine. Si vous avez déjà un nom de domaine, cliquez sur « Oui, je dispose d’un domaine » ou cliquez sur « Non, j’ai besoin d’un domaine » pour enregistrer un nom de domaine.
- Après avoir choisi votre nom de domaine, il vous sera demandé de créer votre compte utilisateur en entrant un nom d’utilisateur et un mot de passe.
- Ce nom d’utilisateur sera également votre première adresse e-mail professionnelle. Vous devez donc choisir un nom d’utilisateur que vous souhaitez utiliser comme adresse e-mail professionnelle.
Après cela, vous verrez un message de confirmation et un bouton pour continuer l’installation.
Google WorkSpace facilite la gestion de votre adresse e-mail. Vous pouvez simplement visiter le site Web de Gmail pour consulter vos mails ou utiliser les applications Gmail officielles sur votre téléphone pour envoyer et recevoir des mails.
Vous devrez vous connecter en utilisant votre adresse e-mail professionnelle comme nom d’utilisateur.
Pour créer plus d’adresses e-mail professionnelles, rendez-vous simplement sur la console d’administration G Suite. De là, vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, effectuer des paiements et ajuster les paramètres de votre compte G Suite.
Avantages Google Workspace
- Plus besoins de client de messagerie comme Outlook.
- Vous utiliserez l'interface et les applications habituelles de Gmail pour envoyer et recevoir des mails.
- Google utilise une technologie de pointe qui garantit que vos mails sont livrés tout de suite et que vous ne les recevrez pas dans les dossiers de spam.
- Vous pouvez envoyer jusqu'à 2 000 mails par jour.
- Ajouter des nouveaux utilisateurs au besoin.
→ En bonus, nous pouvons vous accompagner durant votre création d’adresse mail professionnelle. Pour cela, il vous suffit de nous joindre via notre page de contact afin que l’on puisse vous accompagner tout au long des étapes. Nous sommes à votre écoute.
4. Comment basculer de manière transparente entre votre ancienne et votre nouvelle adresse mail : on vous dit tout !
Bonne nouvelle, vous n’allez rien perdre !
Vous pouvez basculer et importer l’ensemble des messages, anciens et nouveaux, reçus sur un autre compte de messagerie.
En effet, si par exemple vous êtes récemment passé à Gmail, vous pouvez transférer vos anciens e-mails depuis votre autre compte.
Afin de vous laisser le temps de communiquer votre nouvelle adresse Gmail à vos contacts, Google WorkSpace transfère les messages reçus depuis votre ancien compte de messagerie vers votre nouveau compte Gmail.
Et dès que vous répondrez à vos messages, vous le faites avec votre nouvelle adresse. Elle s’affiche automatiquement chez l’ensemble de vos partenaires.
Et voilà, vous êtes maintenant un pro ! À vous de jouer !
En résumé, vous créez une adresse mail professionnelle pour plusieurs raisons :
- Améliorer l'image de votre entreprise
- Plus simple à mémoriser pour vos clients
- Un panel de service pour votre productivité personnelle
Une réponse